Ausblick Kanzleimanagement, EDV, Anwaltssoftware

Nachfolgend finden Sie einige unserer Einschätzungen zu der Frage, welche sachlichen und technischen Fragen für die Kanzlei-EDV künftig relevant sein werden.

(Es handelt sich hierbei um unsere subjektiven Auffassung auf Grundlage unserer Erfahrung und den Informationen, die uns zur Verfügung stehen. Für Anregungen und Kritik, insbesondere wenn Sie Erfahrungen besitzen, die eine abweichende Beurteilung erfordern, sind wir dankbar)

Entwicklungstendenzen bei Anwaltsprogrammen

die Anschaffungskosten gehen 'runter', die Leistungsfähigkeit und der Funktionsumfang geht 'hoch', Hersteller-Schulung und -Installation überflüssig, Schulungsvideos, Funktionen selbsterklärend. ....mehr

Kanzlei als Unternehmen

elektronische Arbeitslisten, kurze Workflows, Aufgabenverwaltung/-überwachung und interne Kommunikation - auch über mehrere Standorte, Verbesserungen der Kanzleistrukturen, Managementwerkzeug für die Kanzlei ....mehr .

Kanzlei ohne Papierumlauf / weltweit mobil

Funktionen wie Kontierung, Gebührenabrechnung, Aufgabenmanagement, elektronische Aktenhaltung, Digitales Diktieren, externe Integrationen (Internet, Telefonie, E-Mail, Computer-Fax, VoIP etc.), Datenpflege wachsen zur voll-integrierten Lösung zusammen und werden überall und jederzeit überörtlich online verfügbar und mit modernen Mobil-Geräten nutzbar (Netbook, Ultra Mobile PC, iPhone, Android Smartphones, iPad, Surface oder sonstige Tablets, ...). ....mehr

Heutige Bedeutung des Internet

ergonomische Linklisten. ....mehr

Künftige Bedeutung des Internet

Informationen über Gesetze und Rechtsprechung, Integrierte Nutzung der im Internet verfügbaren Dienste / Web Services. ....mehr

Elektronischer Rechtsverkehr (ERV) / besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA)

Datenaustausch mit der Justiz und sonstigen Behörden, Digitale Signatur, Nutzung des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP) - und des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) (gestartet am 28.11.2016 / Anleitungen zur Einrichtung). ....mehr

Netzwerke und Datenbanken

Netzwerke auf Funkbasis (schnell zunehmende Bandbreite, flächendeckende Online-Verfügbarkeit), moderne relationale Datenbank. ....mehr

Spracherkennung

Spracherkennungssysteme haben erhebliche Fortschritte gemacht. ....mehr

 

 

Entwicklungstendenzen bei Anwaltsprogrammen

Ebenso wie in anderen Bereichen der EDV lassen sich auch bei Anwaltsprogrammen zwei Tendenzen feststellen:

- die Anschaffungskosten gehen 'runter'

- die Leistungsfähigkeit und der Funktionsumfang geht 'hoch'

Kostenreduzierungen finden sich zunächst bei den Preisen für Arbeitsplatzlizenzen: Kaum noch durchzusetzen ist heute die früher weit verbreitete 'Salami-Methode', nach der in der Werbung zunächst ein billiges Grundmodul hervorgehoben wird. Für eine Nutzung als Vollprogramm waren dann allerdings viele Zusatzmodule (wie z.B. Zwangsvollstreckung, Kollisionsvorprüfung, Elektronische Akte, Web-Akte, Dicta...-Zusatzprodukte, Outlook-Schnittstelle, Standortübergreifende Arbeit, etc.), erforderlich, mit dem Resultat, dass sich die Kosten für die Arbeitsplatzlizenz gegenüber dem Grundmodul mehr als verdoppelte.

Der Lizenzpreis für Arbeitsplatzlizenzen eines Komplettprogramms hat sich in den letzten Jahren um bis zu 50% gegenüber den früher üblichen Preisen reduziert.

Für die Kanzlei wesentlich wichtiger sind allerdings die Preisersparnisse, die im Bereich der Nebenleistungen heute möglich sind.

 

Rückblick zu Installation und Schulung:

Noch vor wenigen Jahren war es bei Komplettprogrammen für die Anwaltskanzlei üblich, dass neben den Lizenzkosten für die Arbeitplätze zusätzlich erhebliche Kosten für Installationen und Schulungen aufgewendet werden mussten.

Die Installationskosten wurden hierbei vielfach über sehr hohe Preise für herstellerspezifische Hardware oder als separate Dienstleistungen berechnet. Wollte die Kanzlei vorhandene Hardware weiterverwenden, so wurde die Installation des Programms auf dieser Hardware mit erheblichen Preisen fakturiert.

Hohe Kosten (und hoher eigener Personalaufwand in der Kanzlei) entstanden weiterhin durch mehrtägige Programm-Schulungen des Herstellers. Hierbei kam es nicht selten vor, dass zunächst nur 2 Schulungstage verkauft wurden und - wegen der Kompliziertheit der Programmbedienung - anschließend weitere Schulungstage nachgebucht werden mussten.

 

Heutiger Stand der Technik:

Nach dem heutigen Stand der Technik ist es ohne weiteres möglich, ein Anwaltsprogramm so zu konzipieren und herzustellen, dass keine herstellerspezifische Installation erforderlich ist. Ist der Hersteller bereit, entsprechenden Aufwand in das Installations-Programm zu investieren, so lässt sich die Installation wesentlich vereinfachen. Dies geht so weit, dass jeder technisch interessierte Laie in der Lage ist, das Programm - auch als Mehrplatzsystem - selbst zu installieren.

Wird moderne EDV-Technik eingesetzt, so sind heute Hersteller-Schulungen überflüssig. Schulungsvideos, die auf dem Arbeitsplatz-PC oder sogar im Internet jederzeit zur Verfügung stehen, ermöglichen dem Benutzer die Selbstschulung in ruhigeren Zeiten des Tagesablaufs. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass das betreffende Programm so ergonomisch gestaltet ist, dass die meisten Funktionen selbsterklärend sind und die Bedienung an die Vorkenntnisse des Benutzers anknüpft

Kanzlei als Unternehmen

In Anbetracht der Einkommensentwicklung der Anwaltschaft, die sich - bezogen auf RVG- (früher: BRAGO-) Mandate - immer weiter von der allgemeinen Entwicklung abkoppelt (vgl. Nauroth, 'Der Weg aus der BRAGO-Falle', MC 2001 (Supplement zum Anwaltsblatt), Seite 12 ff - auch nach der Einführung des RVG sind die dortigen Aussagen noch aktuell), wird es für die einzelne Kanzlei immer dringender, Maßnahmen zu Verbesserung des Ertrags zu treffen. Hierbei geht es um drei Bereiche:

  • Reduzierung von Kosten

  • Reduzierung von Verlusten bei Erlösen/Auslagen (nicht abgerechnete Gebühren und Auslagen, Honorar- und Forderungsausfälle)

  • Verbesserung der Kanzleistruktur (und Erhöhung der durchschnittlich erzielten Anwalts-Stundensätze)

In diesen Bereich fällt die wesentliche Aufgabe den Anwaltsprogrammen zu. Wurde ein Anwaltsprogramm früher im wesentlichen als Arbeitsinstrument für das Sekretariat gesehen, so kommt dem Anwaltsprogramm künftig die Rolle des Managementwerkzeugs für die Kanzlei zu.

Kostenreduzierungen lassen sich dadurch erreichen, dass der Aufwand für die Sachbearbeitung mit Hilfe des Anwaltsprogramms - gegenüber früheren Programm-Lösungen - erheblich reduziert werden. Dies geschieht einerseits durch stark vereinfachte Arbeitsabläufe, andererseits durch die Bereitstellung von Informationen und Automatiken, die einen Zugriff auf die Papierakte fast vollkommen entbehrlich macht.

Eine Reduzierung von Verlusten bei Erlösen und Auslagen lässt sich in erster Linie durch schnelle Abrechnung und straffe Verfolgung von Außenständen (bereits in einer frühen Phase des Akten-'Lebens') erreichen. Im Kanzleialltag lässt sich diese konsequente Vorgehensweise kontinuierlich nur 'durchhalten', wenn das Anwaltsprogramm kurze Workflows und elektronische Arbeitslisten bereitstellt, die eine fortlaufende Abarbeitung von Abrechnungen, Mahnung etc. als Routinearbeit ermöglichen.

Erste Voraussetzung für eine Verbesserungen der Kanzleistruktur ist eine genaue Analyse der aktuellen Situation. Um diese Analyse zu ermöglichen müssen Anwaltsprogramme künftig präzise Aussagen dazu ermöglichen, mit welchen Mandaten und mit welchem Aufwand welche Erlöse erzielt werden. Aufgrund solcher Informationen wird es möglich, zunächst aus den Tätigkeiten der Kanzlei solche Aufgaben zu eliminieren, die weit von einer Wirtschaftlichkeit entfernt sind.

Da auch auf mittlere Frist nicht zu erwarten ist, dass die - inzwischen mit dem RVG modifizierte - BRAGO an die wirtschaftliche Entwicklung angemessen angepasst wird, kommt der Unterstützung der - alternativen - Abrechnung nach Stunden durch Anwaltsprogramme entscheidende Bedeutung zu. Durch den Wegfall der Bindung an die Gebührenordnung für außergerichtliche Tätigkeiten Mitte 2006 wird dieser Trend deutlich sichtbar! Wird durch das Programm eine zuverlässige Erfassung aller Zeiten und eine einfache Abrechnung der Zeiten ermöglicht, so ist dies die Basis zur freien Gestaltung der Abrechnung durch den Anwalt.

Digitale Sachbearbeitung / Kanzlei ohne Papierumlauf

Traditionell werden Anwendungsfunktionen wie

  • Erstellung, Prüfung, Überarbeitung und Versand des Ausgangsschriftverkehrs

  • Kontierung der Buchungen, Buchungsrückfragen

  • Gebührenabrechnung, automatische Abrechnung von Fremdgeldern und Auslagen, Vollständigkeitskontrolle

  • Bearbeitung der (eingescannten) Eingangspost, Vorlage, Verfügungen, Notieren von Dokumenten-bezogenen Aufgaben, Terminen, Telefonaten etc.

  • Integration und kanzlei-interne Weiterverarbeitung ein- und ausgehender E-Mails und -Anlagen, Computer-Fax-Daten, Internet, Telefonie, PDA Synchronisation etc...

  • Termine / Fristen / Wiedervorlagen (Akten- / Adressen- / Mitarbeiter- / Dokument-bezogen)

  • Aufgabenmanagement, Verfügungen, Sofort-Erinnerungen mit Antwort-Funktionen

  • Kontaktmanagement / CRM

  • Kanzleicontrolling, Umsatzanalysen und -Statistiken, Budgetkontrolle, mitlaufende Nachkalkulation (Ermittlung des tatsächlich erzielten Stundensatzes etc.)

  • Workflows zur Datenpflege und -Qualitätskontrolle

  • Elektronische Akte für alle Dateiformate in einem Viewer mit der gleichen Benutzeroberfläche, Drag & Drop, Search Engine, ...

  • Digitales Diktieren und Spracherkennung

  • Wissensmanagement / Know-How Management

  • u.v.m.

als separate Module oder gar (in der veralteten DOS Technologie) als "Programme" eingesetzt oder verkauft. Die volle Ausschöpfung des Rationalisierungspotentials einer modernen Anwaltssoftware gelingt jedoch nur dann, wenn diese "Module" zu einer voll-integrierten Anwendung zusammenwachsen. Nur so kann die netzwerkweite Zusammenarbeit an einem "Fall" unter Einsatz aller dieser Werkzeuge und Maßnahmen in zusammenhängenden Workflows ohne Unterbrechungen und Medienbrüche sinnvoll unterstützt werden. Mit dem elektronischen Gegenstück der aus den Papierverfahren bekannten Arbeitsmappen entsteht die Möglichkeit einer

echten Digitalen Sachbearbeitung (Grafik Übersicht, Grafik Beispielablauf, mehr...).

Auch die Verarbeitung digitaler Diktatdateien im Netzwerk wird nicht mehr durch separat erworbene Software in einem eigenen von der Kanzleisoftware separierten Workflow "nebenher" abgewickelt. Sie ist im Gegenteil voll integraler Bestandteil der Dokumenten-Workflows in einer einheitlichen Benutzeroberfläche (mehr...).

Verluste des Zusammenhangs und der aktuellen Einstellungen beim Wechsel zwischen Modulen und Programmen gehören längst der Vergangenheit an. Die Zukunft gehört der störungsfreien Zusammenarbeit aller dieser Funktionen als Einheit, die - durch den Einsatz des aktuellen Stands der Technik - auch über DSL, WLAN, UMTS oder LTE (z.B. unter Nutzung eines inzwischen sehr erschwinglichen Daten-Flatrate-Tarifs für UMTS- oder LTE-Karten in Notebooks) überall und jederzeit online in vollem Umfang zur Verfügung steht (mehr...).

Moderne Mobil-Geräte (Smartphone, PDA, Pocket PC, Ultra Mobile PC, iPhone, iPad, Tablet, etc.) in Kombination mit UMTS / LTE und Daten-Flatrate erlauben den jederzeitigen Online-Zugriff auf das Kanzleisystem inkl. aller Dokumente und Aufgaben "in der Westentasche" (mehr...).

So lösen sich auch traditionell komplexe (und oft gar nicht oder nur sehr teuer zu lösende) Problemstellungen wie zum Beispiel

  • standortübergreifende Kollisionsprüfungen,

  • standortübergreifende Zusammenarbeit an denselben Mandaten

  • Zeiterfassung an verschiedenen Standorten (zur gleichen Akte)

  • komplexe Datensynchronisationen etc.

in Wohlgefallen auf.

 

Elektronischer Rechtsverkehr (ERV) / besonderes elektronisches Anwaltpostfach (beA)

Einer der wichtigen Zukunfts-Trends ist sicher die sich verbreitende Nutzung der Möglichkeiten des Internets für den Datenaustausch zwischen Anwälten/Kanzleien einerseits und der Justiz und sonstiger Behörden andererseits: unter den Begriffen "Elektronischer Rechtsverkehr" (Grundlage sind das "Justizkommunikations-Gesetz (JKomG)" sowie das "Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs (FördElRVG)") oder "Justizkommunikation" finden seit einiger Zeit verschiedene Entwicklungen statt:

Die Teilnahme an diesen Verfahren ist für die Kanzleien mit verschiedenen Einstiegshürden bzgl. der Infrastruktur versehen (z.B. Anschaffung von Signaturkarten und Chipkarten-Lesegeräten, Umgang mit der teilweise umständlichen Bedienung der beA WebOberfläche bzw. des EGVP Programms). Durch die Pflicht-Einführung der beA Empfangsbereitschaft für Rechtsanwält/innen bis zum 01.01.2018 und die weiteren Regelungen im FördElRV Gesetz kann von einer flächendeckenden Verbreitung ausgegangen werden.

Kanzleien, die ihren internen Ablauf schon auf die elektronische Bearbeitung von Dokumenten umgestellt haben ("Kanzlei ohne Papierumlauf" mit der Digitalen Sachbearbeitung in LawFirm®), können dabei von der Beseitigung von Medienbrüchen sogar profitieren:

  • das Scannen der Gerichts-Mitteilungen entfällt,

  • die als Folge der internen Digitalen Sachbearbeitung ohnehin elektronisch vorliegenden Dokumente und Anlagen können gleich in dieser Form zum Versand konfektioniert und verschickt werden,

  • der Versand und die Beantwortung der elektronischen Nachrichten unterliegen durch die Aufgabenüberwachung in LawFirm® einem verbesserten Controlling "auf einen Blick" (mit den MyLawFirm®-Infoleisten).

Auf andere - nicht so modern ausgestattete - Kanzleien kommt erheblicher Mehraufwand zu, da sie quasi als "externe Scan-Dienstleister" der Gerichte deren Aufwände übernehmen, ohne eigene Vorteile daraus zu ziehen.

Tipp: In der Broschüre "Digitale Sachbearbeitung -Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zu diesem Thema - hier kostenlos anfordern...

Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) seit 28.11.2016 (Anleitungen zur Einrichtung)

Den aktuellen Kenntnisstand zur "beA-Karte" und zur Einführung des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs (beA) durch die Bundesrechtsanwaltskammer haben wir hier... zusammengefasst. Diese Informationen werden immer wieder aktualisiert. (Infoblatt zum Download). Die komfortablen Dokumentverwaltungs- und Zusammenarbeitsfunktionen, die es in LawFirm schon seit Ende 2003 gibt, werden an das beA angeschlossen. Damit wird das beA für LawFirm Anwenderkanzleien nicht zu einem Zusatzaufwand, sondern durch die Automatiken bei der Zuordnung und Verteilung eingehender Nachrichten sogar zu einer Zeitersparnis führen.

Heutige Bedeutung des Internet

Bereits heute findet sich eine Vielzahl von Informationen im Internet, die in der praktischen Arbeit der Kanzlei nutzbringend eingesetzt werden können.

Nicht ohne Problem - was den Zeitaufwand betrifft - ist allerdings der Zugang zu den gewünschten Informationen. Sowohl die Suche über Suchmaschinen (mit entsprechend langen Ergebnislisten) als auch das Durchklicken durch lange Linklisten erfordert heute noch zuviel Zeit.

Notwendig ist es, neue - ergonomische - Methoden des Informationszugangs zu finden, die eine schnelle Suche (z.B. als Auswahl unter optisch leicht erfassbaren Alternativen) zu realisieren. (Einen Versuch von uns zur Realisierung solcher ergonomischen Linklisten finden auf dieser Homepage unter den Rubriken 'Downloads', 'RA-Infos' und 'EDV-Infos')

Bei den kostenlosen Angeboten besonders zu erwähnen sind Jura-Lotse , die juristische Linkpage Stich (jeweils sehr umfangreich) und das Juristische Internetprojekt Saarbrücken zu erwähnen.

Bei den teilkommerziellen Angeboten hebt sich der Marktplatz Recht mit umfangreichen Informationsangeboten hervor.

Unter den kommerziellen Angeboten finden sich heute bereits eine Reihe von interessanten Seiten, von denen unmittelbar Dokumente (Gesetzestexte, Entscheidungen etc.) heruntergeladen werden können. Außerdem finden sich dort Zusatzdienste wie etwa Schuldnerauskünfte oder Auskünfte aus dem Handelsregister. Als besonders gelungene Lösungen sind hier 'Alexis' von Hans Soldan und 'Beck.de' vom Beck-Verlag zu erwähnen

Künftige Bedeutung des Internet und externer Datenverbindungen

Wir haben keinen Zweifel daran, dass das Internet gerade für die Informationsbeschaffung durch Anwälte - auch in der Tagesarbeit - erhebliche Bedeutung gewinnen wird. Sowohl online Informationen über Gesetze und Rechtsprechung, als auch andere Dienste (wie Schuldnerauskunft etc.) werden langfristig aus der Tagesarbeit des Anwalts kaum wegzudenken sein. Bereit zu stellen sind allerdings noch schnellere Zugänge zur gesuchten Information. Dies gilt sowohl für die systematische Aufbereitung des Materials als auch - vor allem - für die Geschwindigkeit der Informationsübertragung.

Die Bandbreite der üblichen externen Datenverbindungen (ISDN, DSL) ist heute noch nicht mit einem lokalen Netzwerk vergleichbar. Für datenintensive Anwendungen wie z.B. Anwaltsprogramme bietet die Terminal-Server-Dienste von Micrososoft® bietet hier eine elegante Lösung:

es werden nicht mehr alle Daten auf den Arbeitsplatzrechner übertragen: stattdessen werden vom Terminal-Server die Bildschirmdaten an den Arbeitsplatz übertragen. Die Tastatur- und Maus-Informationen vom Arbeitsplatz werden an den Terminal-Server übertragen. So kann - wie z.B. bei der LawFirm®-Enterprise-Version - über eine schmalbandige Verbindung von außen (z.B. von einem anderen Kanzleistandort, von Heimarbeitsplätzen oder auch mobil über eine Wireless-Lan-, UMTS- oder LTE-Verbindung (z.B. vom Hotel oder Flughafen aus) auf die Daten auf dem Server in der Kanzlei zugegriffen werden. 

Die Tendenz geht eindeutig dahin, dass ein Zugang zum Internet mit ausreichender Bandbreite immer einfacher und kostengünstiger möglich wird. So gibt es schon heute erschwingliche Flatrate-Datentarife für den Zugriff per UMTS-Karte oder LTE-Kartein einem Notebook, wobei diese Zusatzkarte für das Notebook im Zusammenhang damit schon für 1,- € erhältlich ist. Damit wird auch Ihr Kanzleisystem überall und jederzeit - natürlich gesichert durch ein VPN (Virtuelles Privates Netzwerk) - online für Sie zugänglich (mehr...).

 

Zunehmen wird - mit wachsenden Bandbreiten auch die Nutzung des Internets als Netzwerk für kostengünstige Telefonate (VoIP = "Voice over IP") und Videotelefonie zunehmen. Die Gesprächsqualität hat inzwischen annehmbare Werte erreicht und wird sich - z.B. mit wachsender Verbreitung von DSL 16000 stetig weiter verbessern (mehr...).

 

Auch die Zahl, der Umfang und die Qualität von im Internet verfügbaren nützlichen Diensten (Web Services) nimmt rapide zu: Routenplanung, Nachschlage-Quellen, Berechnungsfunktionen, aktuelle Tabellen etc. werden - vielfach kostenlos - zur Nutzung im Internet angeboten. Problematisch ist es für den einzelnen Anwender, die "Spreu vom Weizen" zu trennen. Hier kommt es auf eine entsprechende Unterstützung und Integration dieser Webservices in der Kanzleisoftware an (mehr...).

 

Zweifelhaft erscheint uns allerdings, ob sich - zumindest auf mittlere Frist - originäre Internet Lösungen für Anwaltsprogramme mit Web-Oberflächen durchsetzen werden. Dies hat mehrere Gründe:

Zum einen sind die erheblichen Sicherheitsprobleme zu lösen, die damit verbunden sind, dass Kanzleidaten auf einem öffentlich zugänglichen Server abgelegt werden. Wie groß diese technischen Probleme sind, lässt sich daraus erkennen, dass es bisher sogar Banken (beim Online-Banking), militärischen Institutionen und großen Softwareherstellern nicht vollständig gelingt, ihre öffentlich zugänglichen Server 'abzuschotten'.
Hinzu kommt, dass die heute zur Verfügung stehenden Programmierwerkzeuge in ihrem Komfort und den Möglichkeiten weit hinter dem zurückbleiben, was für die Programmierung von Lösungen für lokale Netze zur Verfügung steht.

Schließlich stellt sich die Frage, welches Bedürfnis es überhaupt für solche originäre Lösungen auf Basis der Internet-Technik gibt. Zum einen steht bei Anwaltsprogrammen - anders als beim Internet - von vornherein fest, welcher Nutzerkreis auf die Daten zugreifen soll. Eine allgemeine weltweite Zugänglichkeit für Jedermann geht deshalb an der Sache vorbei. Mit der zu erwartenden Erhöhung der Bandbreite für Online-Verbindungen (vielleicht schon mit UMTS und über Satellitenverbindungen) wird es zudem in mittlerer Frist möglich sein, bereits heute bestehende Anwaltssysteme - wenn diesen eine moderne Datenbank zugrunde liegt - über sichere individuelle online-Verbindungen (in VPNs - virtual private networks) - auch über weite Entfernungen zu betreiben.

Netzwerke und Datenbanken

Netzwerke auf Funkbasis (z.B. bluetooth, WLAN, UMTS) haben inzwischen einen technischen Stand erreicht, der einen breiten Alltagseinsatz erlaubt. Hinzu kommt, dass öffentliche Netze ohne Erfordernis einer lokalen Verkabelung (z.B. UMTS) eingeführt und - nach der Einführungsphase - voraussichtlich auch für den allgemeinen Gebrauch wirtschaftlich sinnvoll werden.

Die technische Möglichkeit, überall und jederzeit "Online" auf das Kanzleisystem zuzugreifen, wird durch die Verbreitung von UMTS und öffentlich zugänglichen WLAN-"Hotspots" zunehmend selbstverständlich sein. Die Kosten sind bereits jetzt erschwinglich - sinnvolle UMTS-Daten-Flatrate Angebote gibt es schon für ca. 30 € monatlich - und werden weiter sinken. Lösungen, die auf kompliziertem und fehleranfälligem Kopieren und Synchronisieren von Daten zur Ermöglichung der Offline-Arbeit beruhen, werden vor diesem Hintergrund zur obsoleten "technischen Krücke".

Die künftigen Anforderungen werden nur von den Anwaltsprogrammen erfüllt werden können, bei denen die Daten in einer modernen relationalen Datenbank und in der streng relationalen Struktur (streng normalisiert, d.h. für jede Informationsgruppe - z.B. Adressen - nur 1 Tabelle; keine Doppelabspeicherung von Daten etc.) abgespeichert werden. Denn nur eine streng aufgebaute relationale Datenbank ist in der Lage, mit der notwendigen Geschwindigkeit die Daten zur Verfügung zu stellen, die durch ergonomische Abläufe vorgegeben werden.

Spracherkennung

Spracherkennungssysteme haben in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte gemacht. Leider sind diese Systeme - übrigens entgegen unserer Erwartung - heute auch mit erheblichem Training noch nicht in der Lage, Erkennungsraten von wesentlich mehr als 98% zu erreichen. Eine Fehlerquote von 2% aber bedeutet, dass pro Seite eines Dokuments ca. 8 Worte vollkommen falsch sind. Für einen Schriftsatz von 20 Seiten muss also mit ca. 160 vollkommen falschen Worten gerechnet werden.

Eine zuverlässige nachträgliche Entfernung dieser Zahl von falschen Worten ist im Alltagsbetrieb der Kanzlei eine Höchstleistung.

Praktikabel sind deshalb vorerst Systeme, die ein Diktat des Anwalts und eine Nachbearbeitung durch die Sekretärin auf Grund des elektronisch aufgezeichneten Diktats (Wave-Datei) des Anwalts vorsehen. Es ist sicher (im Hinblick auf die Erkennungsrate) von Anwalt zu Anwalt und von System zu System (im Hinblick auf die Ergonomie der Abläufe) verschieden, welche Rationalisierung auf diesem Weg gegenüber dem herkömmlichen analogen Band-Diktat zu erreichen ist.

Die Arbeit mit Spracherkennungssystemen (wie z.B. mit Linguatec's VoicePro, IBM ViaVoice 10 oder Dragon Naturally Speaking) wird heute schon von LawFirm® ergonomisch unterstützt. mehr...

So können die mit einem Spracherkennungssystem erzeugten Word-Dateien (mit Spracheingabesitzung) über das Workflow-System der elektronischen Akte in LawFirm® kanzleiintern weiterbearbeitet werden. Wird ein neues Word-Dokument mit LawFirm® erstellt, so kann direkt in das Dokument hineindiktiert und dieses abgespeichert werden. Durch eine anschließende Weiterleitung an die elektronische Arbeitsmappe einer Mitarbeiterin im Sekretariat kann ohne Umwege für eine Kontrolle durch das Sekretariat gesorgt werden.

Weitere Informationen finden Sie hier:

- ein Test der Stiftung Warentest zum Thema Spracherkennungs-Software, mehr...

- eine Rezension von VoicePro durch einen Anwalt, mehr...